[구매업무] 구매를 위한 발주서 작성법, 기초부터 파해치자!

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<구매를 위한 발주서 작성법>

1. 발주서의 개요

1) 발주서의 정의
발주서란 구매처에서 필요한 자재의 품명, 규격, 수량, 단가, 금액 등의 내용을 기입하고 납품현장, 납기일, 인도조건, 결제조건, 검수방법 등을 기재하여 공급업체에 보내는 문서이다.

2) 거래문서의 특성
거래관계 문서란 기업체 상호간의 거래내역 등에 관한 사항을 문서로 작성한 것으로서 거래계약체결에 따른 계약서를 작성하고 거래관계를 유지하는데 필요한 물품의 주문과 대금의 지급 등에 따른 견적서, 주문서, 대금지급청구서, 작업의뢰서, 구입신청서, 반품요구서와 승낙서 등 다양하게 존재하고 있다.

3) 발주서의 필요성
자주 거래를 하는 거래처라면 최초의 계약체결 시에만 계약서를 첨부하도록 하고 후일의 지속적 거래에 있어서는 발주서만으로 계약거래가 이루어지도록 하는 방법이 간편하게 통용되는 방법이다

 

2. 발주서 내용

1) 발주서의 구성

① 발주자 기본정보(주소/연락처/대표자 또는 대리인)
② 공급자 기본정보(주소/연락처/대표자 또는 대리인)
③ 발주 목적물(품목/사양/수량/단가/금액)
④ 납기일
⑤ 납품장소
⑥ 인도조건
⑦ 포장
⑧ 검사
⑨ 지체상금

 

2) 발주서의 상세구성

① 문서 상단에 발주서 표시
② 발주 요청자 표시(회사, 관공서, 사람 등)
③ 발주서 수신회사 표시
④ 발주 총 금액표시(세금포함, 별도 분명히 명기), 한글/숫자를 함께 표시
⑤ 품목표시(품명(제품명, 모델명, 단위, 단가, 금액, 간략 비고 설명 등)
⑥ 품목이 많을 경우, 또는 필요에 따라 소계표시
⑦ 전체적 합계표시
⑧ 물품의 납품 유효기간, 특수조건 등 표시

 

3. 발주서 작성의 절차

1) 발주과정
통상 물품발주서는 물품 구매에 대하여 사전에 해당 업체와의 일정한 사전 협의가 진행되고 이에 따라 회사내부의 품의 승인이 내려진 경우 발주서를 작성하여 공급 업체에 제출하게 된다.
발주서에는 간단한 발주목적물과 관련된 사항이 기재되고, 발주와 관련된 세부 계약 내용은 통상 별도의 약관이나 계약서를 체결하여 최초 계약 시에 첨부하도록 하는 것이 분쟁의 소지를 줄 일수 있는 방법의 하나이다.

 

2) 발주서 작성 후
발주서 작성 후에는 어떤 과정을 통해 납품에 이르게 되는 지, 도서제작 발주의 경우를 예로 알아보자.

① 스케줄 잡기

② 확인전화

③ 본문 인쇄보다 표지인쇄가 먼저

 

4. 발주서 작성 시 주의사항

1) 간결하고 명료한 작성

2) 정확한 의사표현

3) 작업일정 등을 고려하여 작성

4) 금전관계는 신중하고 명확하게 작성

5) 철저한 확인 및 점검

 

5. 발주서 샘플 및 작성요령

① 발주번호
여러장의 발주서를 구분할 수 있게 번호를 붙여 보관한다. 그렇지 않으면 혼란을 야기할 수 있다.
② 결재
발주서를 검토, 확인한 부서의 결재를 받는 항목이다.
③ 납품현장
제품의 납품이 이루어지는 현장을 기재한다. 공급자는 계약서상의 납기일에 계약전량을 납품장소에 현품으로 인도하고 검수 요청을 해야 하며 발주자의 검수에 합격하고 발주자에게 수령되면 납품이 완료된다.
④ 대금결제조건
공급자는 특별히 약정한 경우를 제외하고는 납품완료 후 발주자의 검수 절차에 합격하여 해당물품에 대한 권리가 발주자에게 취득된 후 대금지불을 청구할 수 있으며, 대금지불방법은 발주자의 내부 규정에 의한다. 회사 규정마다 상이할 수 있음.
⑤ 검수방법
⑥ 품명
목표에 가장 적합한 제품을 선택하여 제품명, 규격, 수량 등을 정확하게 결정한다.

 

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오늘은 여기서 끝!

 

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